Rendez-vous dans la liste des factures en cliquant sur dans la barre du haut, puis . Les avoirs sont rassemblés avec les factures.
Les quatre types d'avoirs sont :
avoir manuel
avoir correctif
avoir d'annulation de facture
avoir de réclamation
Ce tutoriel se base sur la vente mais les types d'avoirs sont les mêmes pour les achats.
Le premier type d'avoir est l'avoir manuel. Il n'est pas lié à une facture, et tout son contenu est manuel. Il n'est pas rattaché à votre catalogue de produits.
Pour le créer, cliquez sur le bouton en haut à droite Créer un avoir, qui ouvre l'écran d'édition d'un avoir manuel.
Indiquez votre client. Vous pouvez rajouter des lignes en cliquant sur et en tapant directement le texte de chaque ligne. Par exemple "avoir sur la facturation du mois de mai". Vous indiquez ce que vous voulez.
Vous pouvez ensuite saisir librement le montant de chaque ligne.
Il faut vérifier que le compte de collecte et les taxes sont corrects pour votre avoir.
Ils se trouvent dans le pied de page.
On peut renseigner dans la configuration comptable des valeurs par défaut, comme par exemple un compte 708500 général pour les avoirs, ou autre chose.
Vérifiez également le taux de TVA. Vous pouvez enlever la TVA actuellement appliquée en cliquant sur , puis en remettre une autre au taux que vous souhaitez grâce au bouton Ajouter une taxe. Ce bouton vous permet aussi d'ajouter une autre taxe qu'une TVA. Il suffit de commencer à taper les premières lettres de ma taxe et les taxes disponibles dans votre configuration comptable seront proposées.
Le bouton Aperçu vous permet de voir un aperçu du document et vérifier le montant et les informations en pied de page.
Une fois que tout est correct, vous pouvez cliquer sur Émettre.
Vous avez maintenant émis un avoir manuel. C'est un avoir de type Manuel dans la liste des factures de vente. Vous pourrez l'associer à n'importe quelle facture qui a été émise pour ce client.
Un avoir correctif corrige une information qui a été saisie de façon erronée sur une facture. Il est créé à partir d'une facture.
Cliquez sur une facture qui a besoin d'être corrigée pour l'afficher. Dans le pied-de-page, vous avez un bouton Créer un avoir.
Prenons un exemple : sur une facure, j'ai fait deux erreurs.
j'ai facturé 2 kg de poivrons qui n'ont pas été livrés au client,
j'ai vendu 5 kg de brocolis à 1,80 € au lieu de 1,70 € le kg.
Pour le poivron, je dois faire un avoir sur la quantité. Je saisis donc 2 kg dans la colonne Quantité et ne change pas les autres valeurs : toute la valeur sera remboursée pour ces 2 kg.
Pour le brocolis, l'erreur portait sur 5 kg. Je saisis donc 5 kg dans la colonne Quantité.
Mais je ne veux pas rembourser intégralement ces 5 kg, juste corriger le prix ! Le montant de cette ligne s'est mis à 5 x 1,80 = 9 €, mais je veux faire un avoir de 10 centimes x 5 = 0,50 €.
Je saisis donc 0,50 € dans la colonne Montant HT. Pour calculer le montant d'un avoir en prix, il faut multiplier la différence de prix par la quantité.
Le bouton Aperçu vous permet de voir un aperçu du document et vérifier son contenu, le montant et les informations en pied de page.
Dans cet exemple, l'aperçu montre les produits suivants : poivron et brocoli. La facture avait d'autres lignes, mais comme je n'ai saisi une quantité que pour ces deux produits-là, ce sont les seuls à apparaître dans l'avoir. Les autres lignes disparaîtront de l'avoir une fois émis.
Une fois que tout est correct, vous pouvez cliquer sur Émettre.
Lors de l'émission d'un avoir correctif, il y a deux possibilités :
soit émettre l'avoir simplement, sans le lettrer avec la facture, avec le bouton Émettre. Il ne sera pas utilisé automatiquement, mais pourra être utilisé manuellement.
soit Émettre et lettrer. L'avoir sera émis et directement utilisé pour réduire le montant à régler de la facture.
Une fois l'avoir émis et lettré, il prend le statut Utilisé. Le montant restant de la facture, lui, est réduit.
Cette option n'est pas disponible si la facture avait déjà été réglée entre-temps ! Dans ce cas-là, l'avoir sera toujours à utiliser manuellement pour réduire le montant d'une autre facture ou créer un remboursement.
Un avoir d'annulation de facture est créé lors de l'annulation d'une facture. En effet, une facture est un document comptable et on ne peut pas simplement la supprimer. Si on veut annuler une facture, il faut émettre un avoir de montant égal à la facture. C'est l'avoir d'annulation.
Cliquez sur une facture qui a été émise par erreur. Dans le pied-de-page, cliquez sur le bouton à côté du bouton Créer un avoir. Cela fait apparaître le bouton Annuler.
Après avoir confirmé l'annulation, la facture passe au statut Annulé, et un avoir d'annulation de statut Utilisé est créé.
Il est du même montant que la facture et vient intégralement l'annuler. Il n'y a pas besoin de l'éditer manuellement, car il correspond exactement à la facture.
Cliquez sur une facture pour laquelle un client s'est plaint de quelque chose. Dans le pied-de-page, cliquez sur le bouton à côté du bouton Créer un avoir. Cela fait apparaître le bouton Déclarer une réclamation.
Ce bouton est affiché mais n'est pas cliquable tant que vous n'avez pas sélectionné au moins une ligne de produit. Il faut sélectionner une ou plusieurs lignes de produits pour lesquelles le client a signalé un problème, puis cliquer sur Déclarer une réclamation.
Cela ouvre une fenêtre qui contient un tableau des produits pour lesquels une réclamation va être créée, avec un choix d'action du client (garder ou renvoyer la marchandise) et de compensation pour chaque ligne.
La compensation peut être de plusieurs types, mais si vous sélectionnez Émettre un avoir, cela va créer un avoir de réclamation. Comme plusieurs actions différentes peuvent être prises sur plusieurs produits, une fenêtre de récapitulation s'affiche, vous expliquant ce qui va être créé. Vous voyez dans la liste qu'un avoir sera créé. Cliquez sur Confirmer les actions pour confirmer et créer l'avoir.
La facture de vente est toujours affichée, mais un bandeau vous indique maintenant qu'un mon avoir de réclamation sur cette facture est en brouillon. Vous pouvez cliquer dessus pour ouvrir l'écran d'édition de l'avoir de réclamation.
L'écran d'édition de l'avoir de réclamation fonctionne sur le même modèle que celui de l'avoir correctif. Vérifiez les informations avec la même méthode que pour un avoir correctif, et émettez votre avoir.
Lors de son émission, un avoir de réclamation ne peut être lettré directement avec sa facture, il ne peut être qu'émis simplement.
Quel que soit le type d'avoir, s'il est émis mais pas lettré avec une facture, ou pas entièrement, vous pouvez l'utiliser manuellement.
Pour ça, rendez-vous dans la liste des factures en cliquant sur dans la barre du haut, puis . Sélectionnez une facture et un avoir de statut Émis (qui n'est pas utilisé, sinon il serait de statut Utilisé).
Dans le pied-de-page, cliquez sur Enregistrer un paiement. Une fenêtre de paiement s'affiche. Cliquez en haut sur Lettrer les avoirs. Cela utilisera automatiquement le montant disponible des avoirs pour réduire le montant à payer des factures.