Pour créer un utilisateur, vous devez être administrateur d'instance.
Cliquez en haut à droite sur vos initiales, puis sur . Une fois dans l'administration, allez dans .
Cliquez sur le bouton en haut à droite Créer un utilisateur. Vous pouvez définir soit l'utilisateur par son e-mail, soit par son nom.
Vous pouvez définir si c'est un utilisateur simple, un administrateur ou un administrateur d'instance.
Un utilisateur simple aura accès seulement aux modules CRM, produits, vente, etc., pas à l'administration.
Un administrateur aura accès à la partie administration du logiciel. La différence entre administrateur et administrateur d'instance, c'est que l'administrateur d'instance aura accès aux données de l'instance qui sont l'ensemble des informations enregistrées dans le logiciel, par exemple l'ensemble des groupes de l'ensemble des clients, l'ensemble des produits, l'ensemble des grilles tarifaires.
Ensuite, on peut renseigner son prénom et son nom. Éventuellement ajouter un téléphone fixe, un téléphone mobile. Et les jours de travail, qui servent pour certains modules.
Rendez-vous ensuite dans l'onglet et à cet endroit vous pouvez donner des permissions à l'utilisateur.
Les permissions sont rassemblées par module principal : vous avez un sous-onglet par module : , , , , , , , et éventuellement si le module de fabrication est activé.
Les permissions écrites sur une même ligne (souvent pour un type de document) dépendent les unes des autres, dans cet ordre : la permission d'afficher des informations, la permission d'éditer les informations et la permission de supprimer. Par exemple, si vous cliquez sur la permission Éditer une commande de vente, automatiquement la permission avant qui est Afficher sera activée pour les commandes de vente.
Si vous cliquez sur Toutes les permissions pour ce module, automatiquement toutes les permissions seront activées dans un module. Par exemple, toutes les permissions sur la comptabilité.
Dans le sous-onglet , Statistiques correspond aux widgets qu'il est possible d'afficher sur un compte client ou à l'ouverture de logiciel et aux tableaux de statistiques (journal des ventes, etc) ; Totaux correspond aux totaux en pied de page des listes.
Par exemple, pour les factures de vente, ça va être le total des factures filtrées, le total des avoirs, la marge générée.
Il y a une section . Elle sert pour les administrateurs (les administrateurs d'instance ont de toute façon accès à tout). Il est possible aussi de choisir les modules administrés, par exemple si la personne est un administrateur du CRM, des produits, de la vente, etc.
Une fois que ces permissions sont définies, vous cliquez sur Créer un utilisateur. Un écran supplémentaire va s'ouvrir en vous indiquant le coût associé à la création d'un nouvel utilisateur.
Une fois que votre utilisateur est créé, un bandeau en haut de sa fiche utilisateur vous indique son nom d'utilisateur pour se connecter et un mot de passe temporaire.
Vous pouvez lui communiquer ces informations et lors de sa première connexion, quand il va saisir ses identifiants, il devra choisir un nouveau mot de passe. Alternativement, vous pouvez cliquer sur le bouton Copier le lien direct pour lui envoyer directement un lien de connexion sans avoir à recopier son nom d'utilisateur et son mot de passe à la main.