Un tutoriel précédent vous a expliqué comment créer des champs personnalisés pour vos comptes CRM. Celui-ci s'occupe de remplir rapidement ces informations pour ne pas avoir à le faire client par client.
Cliquez dans la barre du haut sur , puis sur .
Maintenant que vous avez créé des champs personnalisés pour vos clients, nous allons les importer pour les remplir rapidement.
Ce tutoriel se base sur les clients, mais ce sera la même chose pour n'importe quel type de compte : fournisseurs, transporteurs, prospects, courtiers.
Si les colonnes des champs personnalisés que vous souhaitez éditer ne sont pas encore affichées, cliquez sur en haut à droite du tableau. Trouvez les colonnes que vous souhaitez afficher (par exemple SIRET et Numéro de TVA), et cochez-les pour les afficher dans le tableau.
Vous voyez ainsi quels clients ont ces informations renseignées et lesquels ne les ont pas.
Cliquez maintenant sur le bouton en haut à droite du tableau, puis sur Exporter les données. Cela affiche une fenêtre qui vous demande quel format vous souhaitez, choisissez par exemple XLSX pour un fichier Excel.
Cliquez sur Cet export sera réimporté. Cela afficher la liste des colonnes qu'on peut réimporter.
Cliquez sur Démarrer l'export et attendz quelques secondes que l'export se lance. Une fois qu'il est terminé, cliquez sur le bouton Télécharger.
Vous obtenez un fichier Excel qui reprend les colonnes affichées, par exemple le nom du client, le code postal, la ville, le type de client, et surtout vos champs personnalisés : SIRET et Numéro de TVA.
Vous pouvez maintenant mettre à jour ces informations pour tous vos clients.
Attention à ne pas toucher à la colonne ID qui est rajoutée automatiquement ! C'est elle qui permettra d'identifier la ligne pour réimporter les données dans le bon compte CRM.
Une fois que vous avez fini de mettre à jour les informations pour vos clients, enregistrez votre fichier.
Dans Hello Harel, cliquez maintenant sur le bouton en haut à droite du tableau, puis sur Importer des données. Cela affiche une fenêtre qui vous demande de choisir un fichier à importer.
Cliquez sur Choisir un fichier pour choisir votre fichier, puis sur Suivant.
Vous devez maintenant mapper, c'est-à-dire faire correspondre les colonnes entre votre fichier et Hello Harel.
Si vous cliquez sur un champ, vous voyez les colonnes qui sont disponibles dans notre fichier Excel. À gauche, les titres des champs sont les informations de Hello Harel et à droite, à sélectionner, ce sont les informations du fichier Excel.
La colonne ID sera toujours mappée automatiquement avec la colonne ID, n'y touchez pas.
Ensuite la colonne SIRET est mappée avec la colonne SIRET, Numéro de TVA avec Numéro de TVA. Si vous n'avez pas touché au nom des colonnes, elles sont remplies automatiquement. Pas besoin de mapper les colonnes sur lesquelles vous n'avez rien modifié, par exemple vous n'avez pas besoin de faire correspondre Nom (le nom de votre compte CRM) si vous n'avez pas modifié les noms des comptes.
Cliquez maintenant sur Commencer l'import. L'import se lance.
Quand vous fermez le modal, vous voyez encore la liste des clients : le numéro SIRET et le Numéro de TVA que vous avez indiqués se sont correctement réimportés.