Cliquez dans la barre du haut sur , puis sur . Vous êtes dans la liste des inventaires. Cliquez sur le bouton Nouvel inventaire pour créer un nouvel inventaire.
Vous pouvez faire un inventaire sur tous les emplacements de stock et sur tous les produits. Dans ce cas-là, votre inventaire contiendra l'intégralité de votre stock.
Attention si vous faites un inventaire sur tout votre stock, car le stock est immobilisé pendant l'inventaire ! Vous ne pouvez donc pas le vendre jusqu'à ce que l'inventaire soit terminé. Si vous n'avez pas un temps dédié pour l'inventaire, il vaut souvent mieux restreindre l'inventaire à des produits ou des emplacements afin de minimiser l'impact sur votre activité.
On peut choisir de restreindre l'inventaire à un emplacement, ce qui fait apparaître une barre de recherche dans laquelle vous pouvez taper le nom d'un emplacement, par exemple Entrepôt ou Allée 1.
L'inventaire ne renverra que des produits de cet emplacement.
On peut aussi choisir de restreindre l'inventaire à des produits. Dans ce cas-là, la liste des produits apparaît. L'inventaire se fera sur tous les produits que vous aurez sélectionnés en les cochant dans la liste.
Vous pouvez filtrer cette liste pour rendre la sélection plus facile.
Par exemple, pour restreindre l'inventaire à une catégorie de produits, tapez le nom de votre catégorie dans la barre de recherche. Maintenant, seuls les produits de cette catégorie sont affichés. Sélectionnez tous les produits grâce à la case en haut à gauche (n'oubliez pas de cliquer sur Sélectionner tout si vous avez des produits sur plusieurs pages).
Une fois que vous avez opéré votre sélection, cliquez sur Commencer l'inventaire pour lancer l'inventaire. Tous les produits contenus dans l'inventaire seront immobilisés pendant la durée de l'inventaire.
Après quelques secondes, vous êtes redirigé vers l'écran de comptage de l'inventaire.
Vous voyez un tableau contenant votre stock dans le périmètre défini.
Pour les produits qui ont déjà du stock, vous avez la Quantité attendue en conditionnements et en unités de base (kg, unités...) qui correspond à la quantité actuellement dans le logiciel. C'est la quantité théorique en fonction des achats et des ventes que vous avez effectués.
Vous pouvez choisir d'afficher ou non cette quantité dans les paramètres du logiciel (.
Ne pas afficher la quantité théorique force les opérateurs à compter chaque ligne sans savoir quel est le résultat attendu. L'inventaire prendra plus de temps, mais il sera impossible d'oublier de recompter un produit ou de "tricher" en saisissant la quantité théorique comme quantité attendue.
À l'inverse, afficher la quantité théorique permet de travailler plus rapidement, mais il est possible d'oublier de recompter un produit.
La Quantité (en conditionnements et en unités de base) est la quantité réelle qui vient d'être comptés dans le stock au cours de l'inventaire.
Vous pouvez choisir de préremplir ou non cette quantité dans les paramètres du logiciel (.
Ne pas préremplir la quantité réelle force les opérateurs à saisir une quantité pour chaque ligne. L'inventaire prendra plus de temps, mais il sera impossible d'oublier de recompter un produit.
À l'inverse, préremplir la quantité attendue permet de travailler plus rapidement en vérifiant juste visuellement que les données sont justes, mais il est possible d'oublier de recompter un produit.
Pour les produits pour lesquels la gestion des lots est activée, vous pouvez aussi modifier le numéro de lot, la date de péremption (si elle est activée), le fournisseur de cet élément de stock, et les champs personnalisés des éléments de stock.
Enfin, vous pouvez changer la valeur du stock. Par exemple, si lors de l'inventaire vous vous apercevez qu'un produit est endommagé, vous pouvez réduire la valeur des éléments de stock concernés. Cela fera l'objet d'une écriture comptable.
Vous pouvez si vous préférer travailler sur papier télécharger un document qui va reprendre les colonnes de l'inventaire ainsi que les quantités attendues, mais pas les quantités réelles : ce sera une case vide à remplir pour chaque ligne.
Il faudra ensuite reporter ces quantités sur cet écran d'inventaire avant de le valider.
À tout moment, pour enregistrer le brouillon, cliquez sur Enregistrer le brouillon.
Quand vous êtes prêt à valider votre inventaire, cliquez sur le bouton à côté du bouton d'enregistrement pour faire apparaître le bouton Valider.
Si des informations sont manquantes, elles seront indiquées à cette étape. Certaines informations sont obligatoires et empêcheront de valider l'inventaire si elles ne sont pas remplies, d'autres sont optionnelles.
Par exemple, la Date de péremption est obligatoire pour les produits prélevés en FEFO (first expired, first out), mais facultative pour les produits prélevés en FIFO. Si un produit prélevé en FEFO n'a pas de date de péremption sur une ligne, vous devrez rajouter la date de péremption avant de pouvoir valider l'inventaire. Autrement, il s'agira juste d'un avertissement à titre indicatif.
Une fois l'inventaire validé, tous les stocks sont relâchés et peuvent à nouveau être utilisés.
Vous pouvez sélectionner un produit et cliquer sur le bouton dans le pied-de-page, ou bien aller voir vos stocks par un autre moyen (l'onglet d'une fiche produit, l'écran , etc.
Vous pouvez constater que l'inventaire a été appliqué : les modifications (quantités, valorisation, etc.) ont été effectuées.